Comment organiser un déménagement de bureau ?

Vous vous apprêtez à transférer votre bureau, mais vous ne savez pas comment bien l’organiser ? En effet, il s’agit d’une étape cruciale et souvent une source de stress. Votre déménagement de bureaux demande une préparation minutieuse. Vous devez bien l’organiser pour assurer la continuité des activités. Contrairement à un projet de déménagement de particulier, cette opération regroupe différentes tâches plus complexes. On vous livre dans cet article les points à prendre en compte pour organiser un déménagement d’entreprise dans les meilleures conditions.

Les étapes clés d’un déménagement d’entreprise

Pour réussir votre déménagement bureau, quelques étapes sont à suivre afin de bien le concrétiser et de réduire votre stress.

Dresser un plan

La première étape consiste à établir un cahier des charges. Sa création vous permettra d’avoir une meilleure synchronisation de tous les intervenants. Vous devez mentionner dans ce plan ces informations suivantes :

• La présentation et description de votre entreprise
• La disponibilité et l’accessibilité de votre adresse actuelle
• Le détail et le volume des biens à déménager
• Le planning détaillé de l’exécution des travaux
• La répartition des tâches entre les employés
• L’attestation d’assurance
• Les contraintes spécifiques

Fixer une date

Une fois le plan établi, vous devez fixer une date 3 mois avant le déménagement. Cela vous donne la garantie de déterminer un rétro-planning de toutes les opérations jusqu’au jour J afin de ne rien oublier. Il est préférable de l’organiser durant un jour férié ou le weekend, pour ne pas désorganiser vos équipes et l’activité de votre entreprise. Dans le cas où vous n’avez pas d’autres choix que de le faire durant les jours ouvrables, prévoyez une marge de 5 jours minimum. Vous ne pourrez quitter votre ancien local que le mercredi 10 et vous rendre auprès de votre nouveau local le jeudi 11. Pour fixer un rétro-planning, voici un exemple :

• J-90 : déposer un préavis.  
• J-70 : organiser une réunion et prendre en compte les éventuels souhaits ou changements prévus pour le nouveau local.
• J-60 : réaliser les éventuels travaux.
• J-40 : prévoir une visite sur le nouveau site pour que les salariés puissent mieux appréhender les nouveaux bureaux.
• J-30 : résilier les abonnements en demandant par exemple le transfert des lignes téléphoniques.
• J-15 : conserver les données informatiques.
• J-7 : regrouper les cartons.
• Jour-J : nettoyer les anciens bureaux.

Informer les collaborateurs

Comme il s’agit d’un projet professionnel, tout le monde doit être au courant du changement de local et des raisons du déménagement. Chaque employé est tenu de participer aux opérations afin de faciliter les tâches et d’accélérer le processus. Il est bon de savoir que si vous emménagez dans la même ville ou même département, les salariés n’ont pas à donner leur accord. Et même si le contrat de travail prévoit une clause de mobilité, l’accord du salarié n’est pas aussi nécessaire. En cas de refus, il peut être viré pour raison personnelle. Par contre, si le contrat ne prévoit pas de clause de mobilité, l’accord du salarié est obligatoire. S’il refuse de suivre la société, il pourra démissionner pour motif économique.  

Faire le tri

Le déménagement est certainement la meilleure occasion de faire le grand tri dans vos bureaux. C’est le moment idéal pour se débarrasser des choses inutiles ou détériorées. De plus, le triage vous permet de réduire le volume des affaires à déménager, ce qui est la solution pour alléger la facture. Pour faciliter le transfert de bureau, n’oubliez pas d’étiqueter vos affaires. Effectivement, l’étiquetage joue un rôle majeur dans le déménagement d’entreprise. Cela facilitera le travail des déménageurs lors du chargement et du transport de vos biens. Il sera facile pour eux de savoir quel est l’étage ou le département affecté.

Trouver une nouvelle adresse

Après avoir informé votre bailleur de la résiliation de votre contrat, il est temps de partir à la quête de votre nouveau local. Pour cela, il faudra établir un budget et définir les priorités. Pour trouver l’endroit parfait pour vous et vos collaborateurs, vous avez 3 possibilités :

• Soit vous rédigez une annonce sur un site immobilier ;
• Soit vous contactez une agence spécialisée ;
• Soit vous adressez à votre réseau.

Nettoyer les locaux

Pour une organisation efficace, vous pouvez prévoir des nettoyages successifs. Le premier se déroulera deux semaines avant votre départ et le second une fois arrivé. Pour partir du bon pied, il est conseillé de faire recours au service d’une société spécialisée dans le nettoyage afin d’améliorer l’environnement de votre lieu de travail. Après cela, vous pouvez planifier une soirée d’inauguration pour donner de l’ambiance.

Établir des devis de déménagement

Pour trouver le prestataire qui vous accompagnera lors de votre projet, vous devez faire un comparatif de devis. Sachez que la majorité des entreprises de déménagement proposent aujourd’hui des formulaires de demande de devis gratuit sur leurs sites en ligne.

Comparer les entreprises de déménagement

En général, la plupart des entreprises de petite taille préfèrent déménager seules que de solliciter l’expertise d’un professionnel dans le domaine. De ce fait, si votre entreprise est constituée d’une vingtaine de personnes, il vous est possible d’organiser vous-même votre déménagement en louant juste des véhicules adaptés.  Cependant, cette option présente des inconvénients. Pour éviter les situations désastreuses, le mieux est de contacter des déménageurs professionnels. Ne vous laissez pas berner par les offres moins chères, prenez bien le temps d’évaluer les prestations proposées et les assurances de l’entreprise.

Les formalités pour déménager son bureau

Lors de votre déménagement d’entreprise, les démarches administratives ne sont pas à négliger. Pour que vous n’oubliiez rien, voici la liste des procédures à accomplir :

• La résiliation ou le transfert des abonnements : téléphone, impôt, internet, assurances, électricité…
• Le recours a les entreprises qui vous louent du matériel pour faire part de votre déménagement.
• L’avertissement aux administrations de votre changement d’adresse : Urssaf, sécurité sociale, caisse de retraite…
• La réexpédition des courriers vers votre nouvelle adresse.
• L’annulation des contrats d’assurance liés aux anciens locaux.
• Le changement d’immatriculation de votre société auprès de la préfecture et la modification du Kbis.
• La souscription de nouveaux contrats pour votre futur local.
• Le transfert des comptes bancaires de votre entreprise dans une agence plus proche de votre nouveau local.
• L’indication de votre nouvelle adresse dans vos documents : devis, factures, cartes de visite, plaquettes commerciales, signature de mail…

Les avantages de faire appel à une entreprise de déménagement de bureau

 Pour réussir le transfert de votre bureau en toute sérénité, l’entreprise de déménagement est votre allié de confiance pour votre déménagement professionnel. En effet, seul ce professionnel pourra vous aider à réaliser votre projet, de A à Z, c’est-à-dire du transport à l’installation de votre mobilier. Nombreux sont les avantages de contacter un déménageur spécialisé dans le secteur.

Gagner de temps

Solliciter le service d’une entreprise de déménagement vous donne l’opportunité de vous consacrer exclusivement à toutes les démarches essentielles au lieu de passer votre temps à emballer et transporter les cartons.

Réaliser une réelle économie d’énergie

Avec l’aide d’un déménageur professionnel, vous économiserez beaucoup d’efforts et d’énergie.

Profiter d’une expérience et expertise confirmée

En contactant un expert dans le domaine, son équipe mettra à votre disposition tout leur savoir-faire et compétence dans l’organisation d’un transfert d’entreprise.

Gagner en praticité et rapidité

Étant des professionnels, votre changement d’adresse se déroule plus rapidement et plus efficacement. Vous n’avez pas besoin de demander l’aide de vos amis ou votre famille, ils s’occupent de tout !

Être bien équipé

Avec leur large année d’expérience, les déménageurs disposent de tous les matériels nécessaires durant l’opération. Ils utilisent un panel d’équipements pour assurer un travail de qualité afin de bien protéger vos affaires surtout vos matériels informatiques. Ces derniers vont conditionner vos affaires avec des emballages spéciaux. Ils ont déjà l’habitude de transporter des meubles et savent catégoriser ceux qui peuvent être démontés ou pas.

Multiplier les précautions

Étant reconnue dans le secteur, une société de déménagement saura manipuler vos effets avec précautions. Son équipe va se rendre à votre lieu de travail pour évaluer le volume à déménager et les moyens logistiques nécessaires. Après cela, ils vous proposeront un devis précis et détaillé. Ils possèdent tous les outils nécessaires pour un déménagement de bureau. On peut citer : les sangles spéciales, plusieurs types de cartons, des monte-meubles, des chariots et diables, des camions de déménagement capitonnés et bien d’autres. Leur aide vous sera bien utile pour que votre projet de changement de local se passe rapidement et sereinement. Effectivement, le fait de demander à vos employés de déplacer ou de porter des objets lourds est très risqué à condition qu’ils soient déjà habitués à faire ce genre de travail. Sachez également que les entreprises de déménagement proposent des services de location de garde-meuble. Ces solutions de stockage ont été conçues pour ceux qui ne disposent pas de la place pour entreposer toutes leurs affaires. Il existe même des box de stockage pour les laboratoires.

Le prix d’un déménagement d’entreprise

Le coût d’un déménagement de bureau est tout à fait différent du prix de déménagement pour particulier. Quoi qu’il en soit, son prix dépendra toujours de plusieurs critères. Le prix d’un déménagement d’entreprise sera fixé en fonction :

• Du volume de biens à transporter ;
• De la distance ;
• Du moyen de transport ;
• De la localisation du nouveau local ;
• Du nombre d’équipe mis en service pour aider les professionnels,
• Des frais annexes relatifs aux matériaux spéciaux, par exemple pour déménager les équipements informatiques.

Pour un déménagement d’entreprise classique, le coût du déménagement par poste de travail est estimé entre 150 à 300 euros. Mais ce tarif peut facilement s’élever, selon le matériel à transporter. Pour un déménagement complet, comptez en moyenne 6000 € pour les PME. Ce montant inclut le déplacement des meubles et du parc informatique. En cas de besoins, la société doit prévoir un budget supplémentaire. En guise de conclusion, la demande d’un devis de déménagement sera toujours nécessaire au préalable pour déterminer le coût moyen du déménagement d’une entreprise. En contactant un déménageur professionnel reconnu, vous avez l’assurance de recevoir un devis sur mesure, contenant une estimation claire et détaillée du budget à prévoir pour votre déménagement de bureau.